1 引言
随着计算机技术和网络技术的飞速发展，其应用亦日益普及和深入。由于它的渗透性和对经济的倍增作用，已经成为现代化社会提高生产力，竞争力及经济成功的关键，成为推动或者制约一个国家和地区经济社会发展的重要因素随着信息技术的不断进步,办公自动化系统在技术和应用上都得到了更高层次的发展,成为现代社会的重要标志,也是高校信息化建设的重要组成部分.
2 建设现代化办公自动化系统
计算机技术的飞速发展，尤其是近年来网络技术的发展，使人们的生活方式和思维方式产生了巨大变化。
办公自动化的一个目标，就是创建无纸化办公室。无纸化办公室，是理想的办公室，在全数字化的工作间中，所有的信息都以数字方式，而不是以纸张形式存储、操作和传送。随着信息技术和通信技术的发展，我们已拥有使这一理想变为现实的技术条件。
办公自动化应成为企业实现知识管理的工具，帮助企业管理员工头脑中的知识和专业技能，同时使员工有效的利用他人的知识，提高企业的生产力。因此，改进和提高组织的创新、响应能力、生产力和技能素质，是办公自动化的另一个目标。
办公自动化建设是一项高技术含量的系统工程，需要工程化的指导思想和工作方法。良好的系统规划，可以保证工程的顺利实施．
3 系统的体系结构
办公自动化系统产品化主要是解决跨平台和通用性二大问题，根据这一特点，办公自动化软件开发主要有下列四类平台组成：网络应用支持平台，信息资源管理平台，消息传递与工作流管理平台，业务处理平台。
根据系统的体系结构，跨平台办公自动化通用软件产品是运行在满足开放、安全、可靠等特性的系统结构环境上，跨平台开放式系统结构具有下列特点：
·支持多层应用（B/S）体系结构的运行模式；
·支持不同的网络操作系统：UNIX、WINDOWS NT、NETWARE等；
·支持不同的DBMS，Oracle，Informix，Sysbase，DB2，SQL Server等；
·采用开放的开发工具如：JAVE，C++，VB，VC，POWERBUILDER等；
·支持不同的浏览器及WEB服务器。
4 软件学院办公自动化系统的应用
4.1 系统运行环境
广域网使用数字微波、光缆与学院所属单位连网，网络带宽1-10M。局域网为ATM网络，上网微机超过500台，达到人手一机，具备了进行办公自动化建设的物质条件。
系统平台采用IBM公司的Lotus Domino/Notes系统。Notes作为集电子邮件、通讯软件、数据库管理软件、工作流软件于一体的群件系统，其高度的安全性、可靠性、快速的开发能力、完备的系统监控和管理，为办公自动化建设提供了技术保证。
4.2 系统功能
软件学院的办公自动化系统，主要功能包括：发文管理，收文管理，档案管理，电子邮件，电子论坛，个人事务，领导活动安排，会议管理，信息采编，公共信息等功能．
4.3 系统主要特点
(1)采用图形化界面，支持手写、语音等多种输入方式。
(2)公文管理与档案管理的紧密结合，实现真正的文档一体化。
(3)Lotus Notes与WORD的无缝连接，使相关人员对公文的修改痕迹一一保留。
(4)灵活的公文流转方式，用户既可以顺序传递公文，又可以同时发给多个人进行处理。可以随时对公文进行收回、退回、改发。
(5)严格的权限控制，用户只能查看、修改与自己的权限相对应的公文。
(6)具有在广域网上传递邮件、公文的能力。
(7)使用HP的自动备份磁带机，确报系统数据的安全性。
(8)实现了远程上网办公等。
5 在办公自动化系统推广应用过程中的体会
办公自动化的应用要坚持“一把手”原则，领导带头使用，工作就会事半功倍。为保证系统的顺利实施，成立了以院领导挂帅的办公自动化推广应用领导小组，具体确定推广应用方案，制定管理规定及考核办法。
应用培训要先行。采用循序渐进的推广方式，由简单应用开始，培养大家使用网络的习惯，熟悉基本的操作方法。
信息管理部门应保证网络及系统运行的稳定性，保证数据的安全性，保持用户使用系统的积极性和信心。
6 结束语
办公自动化系统是一个面向办公事务处理的应用软件系统，就其特点来说，主要体现在二个方面，即系统业务处理的通用性和其运行环境的无关性。也就是说，在办公自动化系统的产品化实施过程中，在遵循有关部门国家与地方相关标准的同时，又要考虑其业务处理的灵活性，以适应不同行业，不同单位的办公业务处理。同时，考虑到目前计算机应用的普及，各单位大多已具有自己的运行环境，因此系统的运行应具有一定的跨平台通用性。
总之，办公自动化产品化工作是一项系统工程，如何开发出具有中国特色的、适合本国国情的办公自动化通用软件是一项长期的工作，愿我们共同努力，为我国的计算机技术在OA领域得到更好应用作出我们应有的共献。
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